MELDUNG VON SIGNAL

MELDUNG VON SIGNAL

VERFAHREN ZUR MELDUNG VON SIGNALLEN ÜBER DEN INTERNEN KANAL

Das Signal wird dem für die Bearbeitung von Signalen zuständigen Mitarbeiter schriftlich, einschließlich per E-Mail, oder mündlich übermittelt. Die mündliche Meldung eines Signals kann telefonisch oder über andere Sprachnachrichtensysteme erfolgen, und auf Anfrage des meldenden Individuums - durch ein persönliches Treffen innerhalb einer vereinbarten angemessenen Frist (Abschnitt V, Art. 3, Abs. 1 der Internen Regeln von "ASTERA I" EAD für die interne Meldung von Signalen gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Verstöße melden).

Für die Registrierung von Signalen werden Formulare nach einem Muster verwendet, die von der nationalen Stelle für die externe Meldung von Signalen genehmigt wurden und mindestens die folgenden Informationen enthalten (Abschnitt V, Art. 3, Abs. 2 der Internen Regeln von "ASTERA I" EAD für die interne Meldung von Signalen gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Verstöße melden):

Die drei Namen, Adresse und Telefonnummer des Meldenden sowie die E-Mail-Adresse, sofern vorhanden;

Die Namen der Person, gegen die das Signal gerichtet ist, und ihre Arbeitsstätte, wenn das Signal gegen bestimmte Personen gerichtet ist und diese bekannt sind;

Konkrete Informationen über die Verletzung oder die reale Gefahr, dass eine solche begangen wird, Ort und Zeitraum der Verletzung, falls eine begangen wurde, eine Beschreibung der Handlung oder der Situation und andere Umstände, soweit sie dem meldenden Individuum bekannt sind; Datum der Einreichung des Signals;

Unterschrift, elektronische Unterschrift oder andere Identifikation des Meldenden.

Das schriftliche Signal wird vom Meldenden durch Ausfüllen eines Musterformulars übermittelt, das vom für die Bearbeitung von Signalen zuständigen Mitarbeiter aufbewahrt und dem Meldenden zur Verfügung gestellt wird. Das mündliche Signal wird durch Ausfüllen eines Formulars durch den für die Bearbeitung von Signalen zuständigen Mitarbeiter dokumentiert, der dem Meldenden anbietet, es bei Bedarf zu unterzeichnen (Abschnitt V, Art. 3, Abs. 3 der Internen Regeln von "ASTERA I" EAD für die interne Meldung von Signalen gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Verstöße melden).

Zum Signal können alle Arten von Informationsquellen beigefügt werden, die die in ihm gemachten Behauptungen unterstützen, und/oder Verweise auf Dokumente, einschließlich Angabe von Daten über Personen, die die gemeldeten Daten bestätigen könnten oder zusätzliche Informationen bereitstellen könnten (Abschnitt V, Art. 3, Abs. 4 der Internen Regeln von "ASTERA I" EAD für die interne Meldung von Signalen gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Verstöße melden).

Wenn das Signal nicht den Anforderungen gemäß Abs. 1 entspricht, erhält das meldende Individuum eine Mitteilung zur Behebung der festgestellten Unregelmäßigkeiten innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt des Signals. Werden die Unregelmäßigkeiten nicht innerhalb dieser Frist behoben, wird das Signal zusammen mit den Anlagen dazu an das meldende Individuum zurückgesandt (Abschnitt V, Art. 3, Abs. 5 der Internen Regeln von "ASTERA I" EAD für die interne Meldung von Signalen gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Verstöße melden).

Jedes Signal wird hinsichtlich seiner Zuverlässigkeit überprüft. Signale, die nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen und deren Inhalt keinen Anlass gibt, sie für glaubwürdig zu halten, werden nicht bearbeitet. Signale, die offensichtlich falsche oder irreführende Aussagen zu Tatsachen enthalten, werden mit dem Hinweis auf den Melder zur Korrektur der Aussagen und für die Verantwortung, die er für die Einreichung trägt, zurückgesandt (Abschnitt V, Art. 3, Abs. 6 der Internen Regeln von "ASTERA I" EAD für die interne Meldung von Signalen gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Verstöße melden).

Ein Muster des Formulars zur Registrierung eines Signals zur Meldung von Informationen über Verstöße gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Signale abgeben oder Informationen über Verstöße öffentlich machen, kann auf Anfrage beim für die Entgegennahme von Signalen zuständigen Mitarbeiter oder auf der Internetseite der Kommission für den Schutz personenbezogener Daten https://www.cpdp.bg/ gefunden werden (Abschnitt V, Art. 3, Abs. 7 der Internen Regeln von "ASTERA I" EAD für die interne Meldung von Signalen gemäß dem Gesetz über den Schutz von Personen, die Verstöße melden).

ARBEIT MIT MELDUNGEN UND INTERNE PRÜFUNG

Mitarbeiter, die für die Bearbeitung von Meldungen verantwortlich sind, müssen (Abschnitt V, Art. 4, Abs. 1 der Internen Regeln von „ASTERA I“ EAD für interne Meldungen gemäß ZPPISPOIN):

Meldungen erhalten und den Erhalt innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt bestätigen;

sicherstellen, dass die Identität des meldenden Personen und jeder anderen im Bericht genannten Person angemessen geschützt wird, und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um den Zugriff auf den Bericht durch unbefugte Personen zu beschränken;

bei Bedarf Kontakt mit dem meldenden Personen aufrechterhalten, zusätzliche Informationen von ihnen und von Dritten anfordern;

dem Meldenden innerhalb von nicht mehr als drei Monaten nach Bestätigung des Erhalts des Berichts oder, wenn dem Meldenden nicht innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Frist gemäß Punkt 1 eine Bestätigung gesendet wurde, Rückmeldung zu den ergriffenen Maßnahmen geben;

Personen, die eine Meldung abgeben möchten, klare und leicht zugängliche Informationen zu den Verfahren für die externe Meldung von Meldungen an die zuständige zentrale Behörde bereitstellen, und wenn angebracht, an Institutionen, Behörden, Dienststellen und Agenturen der Europäischen Union weiterleiten;

mündliche Meldungen dokumentieren;

ein Register der eingereichten Meldungen führen;

die Person, gegen die die Meldung gerichtet ist, anhören oder ihre schriftlichen Erklärungen entgegennehmen und die von ihr angeführten Beweise sammeln und bewerten;

den betroffenen Personen alle gesammelten Beweise zur Verfügung stellen und ihnen die Möglichkeit geben, innerhalb von 7 Tagen Einwände gegen diese Beweise zu erheben, unter Wahrung des Schutzes der meldenden Person;

die Möglichkeit für die betroffene Person schaffen, zusätzliche Beweise vorzulegen und anzugeben, die während der Überprüfung gesammelt werden können;

im Falle der Bestätigung der im Bericht dargelegten Fakten:

a/ die Durchführung weiterer Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Bericht organisieren, indem sie gegebenenfalls die Zusammenarbeit mit anderen Personen oder Abteilungen in der Struktur des jeweiligen verpflichteten Subjekts anfordern;

b/ dem Management des Unternehmens/Arbeitgebers konkrete Maßnahmen zur Beendigung oder Verhinderung der festgestellten Verletzung vorschlagen, wenn eine solche festgestellt wurde oder eine reale Gefahr für ihre zukünftige Begehung besteht;

c/ die meldende Person an die zuständigen Behörden verweisen, wenn ihre Rechte beeinträchtigt sind;

d/ den Bericht bei Bedarf an die externe Meldestelle weiterleiten, wobei die meldende Person im Voraus informiert wird; im Falle einer Meldung gegen den Arbeitgeber der meldenden Person weist der für die Bearbeitung der Meldung verantwortliche Mitarbeiter die Person an, den Bericht gleichzeitig an die externe Meldestelle zu melden.

Bei Eingang einer Meldung muss der für die Bearbeitung der Meldung Verantwortliche einen Eindeutigen Identifikationscode /UIC/ erhalten, den er verwenden muss, um die eingereichten Meldungen bei den verpflichteten Subjekten zu registrieren (Abschnitt V, Art. 4, Abs. 2 der Internen Regeln von „ASTERA I“ EAD für interne Meldungen gemäß ZPPISPOIN).

Um den UIC zu erhalten, muss der für die Bearbeitung der Meldung Verantwortliche folgende Informationen bereitstellen (Abschnitt V, Art. 4, Abs. 3 der Internen Regeln von „ASTERA I“ EAD für interne Meldungen gemäß ZPPISPOIN):

Name und Eindeutiger Identifikationscode /EIK/BULSTAT des Arbeitgebers, bei dem die Meldung eingereicht wurde;

Identifikationsdaten des Mitarbeiters, der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlich ist;

Gegenstand der Meldung /die entsprechenden Bereiche gemäß Art. 3, Abs. 1 und Abs. 2 des Gesetzes/;

Empfangsart /schriftlich oder mündlich/.

NÄCHSTE SCHRITTE

Der Arbeitgeber (Abschnitt V, Artikel 5, Absatz 1 der Internen Regeln von „ASTERA I“ EAD für interne Meldungen gemäß ZPPISPOIN):

Basierend auf der eingegangenen Meldung und den Vorschlägen des für die Bearbeitung der Meldung Verantwortlichen ergreift Maßnahmen im Rahmen seiner Zuständigkeit zur Beendigung oder Verhinderung der Verletzung, wenn sie nicht bereits begonnen hat;

Priorisiert nach vordefinierten Kriterien und Regeln die Bearbeitung der eingegangenen Vielzahl von Meldungen zu schwerwiegenden Verletzungen;

Beendet die Überprüfung:

a/ wenn die Verletzung, gegen die die Meldung gerichtet ist, ein geringfügiger Fall ist und keine zusätzlichen Folgemaßnahmen erfordert; das Ende betrifft keine anderen Verpflichtungen oder anwendbaren Verfahren im Zusammenhang mit der Verletzung, gegen die die Meldung gerichtet ist, noch den rechtlichen Schutz nach dem Gesetz in Bezug auf interne oder externe Meldungen;

b/ bei wiederholten Meldungen, die keine neuen für die Verletzung wesentlichen Informationen enthalten, für die bereits eine Überprüfung abgeschlossen wurde, es sei denn, neue rechtliche oder tatsächliche Umstände geben Anlass zu weiteren Maßnahmen;

c/ wenn Informationen über eine begangene Straftat vorliegen; die Meldung und die dazugehörigen Materialien werden unverzüglich an die Staatsanwaltschaft weitergeleitet;

Erstellt einen individuellen Bericht, der kurz die Informationen aus der Meldung, die ergriffenen Maßnahmen, die endgültigen Ergebnisse der Überprüfung der Meldung beschreibt und diese zusammen mit den Begründungen dem meldenden Arbeitnehmer oder Mitarbeiter und der betroffenen Person mitteilt, wobei deren Schutzpflichten beachtet werden.

In Fällen, in denen die Überprüfung auf Grundlage von Punkt 3, Buchstaben „a" und „b" beendet wurde, kann das meldende Person eine Meldung an die zentrale externe Meldestelle erstatten (Abschnitt V, Artikel 5, Absatz 2 der Internen Regeln von „ASTERA I“ EAD für interne Meldungen gemäß ZPPISPOIN).

KONTAKT DES FÜR DIE MELDUNGSANNAHME VERANTWORTLICHEN MITARBEITERS NACH

ZPPISPOIN: Anita Dimitrova Telefon: 0885/697-000

Adresse: Varna, Sts. Constantine & Helena Resort

E-Mail für Meldungen: signals@asterahotel.com